#ЯкМиПрацюємо

Продовжуємо рубрику #ЯкМиПрацюємо

Цього разу зазирнемо туди, де ухвалюються рішення, тривають години обговорень і де слово «кворум» звучить частіше, ніж «кава» (хоча одне без іншого – ніяк).

Знайомтеся – Управління підготовки та проведення засідань Комісії.

Якщо описати коротко – це ті, завдяки кому засідання взагалі відбуваються. Якщо трохи складніше – це люди, які тримають під контролем усе: від порядку денного до останнього документа, який має з’явитися «ще на вчора».

Ходять чутки, що вони вміють керувати часом. Частково це правда, бо потрібно десятки питань оформити в документ, зібрати матеріали, а також учасників в одне засідання і зробити так, щоб усе працювало як годинник – без цього ніяк.

При цьому «злі язики» вигадують нісенітниці: коли немає засідань, працівники управління сидять без роботи. Але ми-то знаємо: якщо в календарі «немає засідання», це означає лише одне – уже активно готується наступне. Насправді ж засідання – це лише вершина айсберга, а вся «підводна частина» з підготовки документів, їх погоджень нікуди не зникає.

За кожним рішенням Комісії стоїть не лише голосування, а й велика, часто непомітна робота, що робить процес чітким, організованим і безперервним.

І, звісно, в Управлінні є своя «легендарна роль» – людина, яка постійно приносить членам Комісії рішення на підпис. Її впізнають здалеку і безпомилково, але реакція завжди миттєва: «Що підписати?» Жартують, що від неї не сховаєшся – знайде і під час засідання, і між засіданнями.

Що вони роблять?
Знайомтеся з командою, яка стоїть за кожним засіданням:

• ті, хто формує перелік питань до засідання і знає, яке з них буде першим, а яке – 10-м;
• ті, хто збирає, перевіряє і систематизує всі матеріали (і завжди помітить, якщо чогось бракує);
• ті, хто координує учасників і робить так, щоб «усі були повідомлені, на місці і вчасно»;
• ті, хто забезпечує, щоб засідання відбулося не лише фактично, а й юридично бездоганно;
• ті, хто веде трансляцію засідання в інтернеті;
• і, звісно, ті, хто після всього ще й оформлює результати так, щоб у документах не було жодного «але».

День із життя управління:

Ранок: «Скільки сьогодні питань порядку денного? 5? Чудово. А скільки загалом засідань? Також 5? Усі в колегіях, чи є і пленарне? Перевіряємо матеріали, уточнюємо деталі, тримаємо зв’язок з усіма причетними».

Перед засіданням: «Чи всі документи на місці? Чи всі учасники підключені / присутні? В останній момент повідомили про ВКЗ? Працюємо!».

Під час засідання: «Фіксуємо, контролюємо, уточнюємо. Темп високий, але все має бути точно».

Кінець дня: «Рішення ухвалені. Оформлюємо, перевіряємо, підписуємо, реєструємо, готуємо до оприлюднення. І… думаємо про наступне засідання».

Цікаві факти про управління:

• іноді послідовність розгляду питань може змінитися – і вони до цього готові;
• вони точно знають, скільки часу займає кожне питання (і чому іноді це лише теорія);
• найпопулярніше «внутрішнє» питання: «Скільки сьогодні запитів на копії рішень?»;
• за 2025 рік проведено 442 засідання та оприлюднено 17 390 сторінок 2 527 рішень Комісії.

Керівник відділу розповість…

Нестеренко Світлана, начальник Управління підготовки та проведення засідань Комісії секретаріату ВККСУ.

Комісія – колегіальний орган, всі ключові рішення ухвалюються саме в засіданнях. Тож, без перебільшення можна сказати, що ваше управління – в центрі цих процесів. Як усе влаштовано зсередини і скільки людей працює?

Управління має у своєму складі два відділи: підготовки засідань Комісії та проведення засідань, контролю й обліку рішень Комісії. В управлінні працює 12 працівників, які щодня фактично моделюють майбутні засідання та забезпечують організацію проведення призначених на сьогодні засідань.

Наш структурний підрозділ – це свого роду «кухня», робота на якій розпочинається, якщо жартома, з процесу підготовки всіх «інгредієнтів», необхідних для створення «основної страви»: формування переліку питань для розгляду у конкретному засіданні, погодження його з головуючим у засіданні, повідомлення осіб, стосовно яких розглядатимуться питання в такому засіданні, розміщення на офіційному вебсайті Комісії інформації про засідання і забезпечення проведення призначеного засідання. Далі – дотримання єдиного порядку реєстрації та обліку рішень Комісії, ухвалених за результатами розгляду питань у засіданні. І весь цей процес має відбуватися відповідно до «рецептури та технологічної карти», тобто відповідно до вимог Регламенту Комісії та чинного законодавства. Це лише основні функції, які покладено на структурний підрозділ.

Коли спостерігаєш за засіданнями, здається, що роль працівників – це бути лише секретарями, однак це хибне враження. Чим насправді займається ваша команда поза засіданням?

Насправді «роботи за лаштунками» дуже багато. Та й наша головна «фішка» не в публічності, а саме в забезпеченні того, щоб усі процеси були точними як годинник. До засідань працівники управління готують інформаційні, довідкові матеріали, пильнують отримання повідомлень особами, стосовно яких розглядатимуться питання в засіданні, у разі прийняття рішення про проведення засідання в режимі відеоконференції / відеотрансляції в мережі «Інтернет» забезпечують підготовку та проведення такого засідання, підписання, реєстрацію та облік рішень Комісії, оприлюднення на сайті Комісії та Єдиному державному вебпорталі відкритих даних переліків  питань, внесених для розгляду в засіданні, а також ухвалених Комісією рішень, виготовляють протоколи засідань, моніторять дотримання строків виготовлення й оформлення рішень, формують та ведуть журнали обліку та реєстрації рішень, виготовляють копії цих рішень, витяги з протоколів та копії технічних фіксацій засідань, готують проєкти відповідей на запити і звернення, проєкти рішень відповідно до повноважень управління, а також здійснюють інші функції, покладені на відділ. Це великий обсяг щоденної роботи, завдяки чому засідання організовуються та відбуваються вчасно і відповідно до вимог Регламенту Комісії й чинного законодавства. Рішення оформляються, підписуються, оприлюднюються та потрапляють до суддівських та кандидатських досьє. До прикладу деякі цифри: у 2025 році забезпечено проведення 442 засідань Комісії, опрацьовано, підписано та зареєстровано 2527 рішень Комісії, здійснено деперсоніфікацію цих рішень у кількості 17 390 сторінок, а також виготовлено 8125 копій рішень та витягів із них.

Процедур в Комісії багато, кандидатів у різних конкурсах багато, часто в день паралельно проводиться декілька засідань. Як тоді вдається усе скоординувати і провести?

Кожен працівник у підрозділі точно знає, за що відповідає, орієнтується у всіх етапах процедур, що проводяться Комісією, тому, незважаючи на заплановану щодня кількість засідань, кандидати на посаду судді, судді, а  також представники ГРД чи інші зацікавлені особи завжди потрапляють до відповідного залу засідань. А якщо раптом виникає позаштатна ситуація, працівник відразу намагається зорієнтуватися, як усе налагодити і бути готовим до засідання вчасно. Останнім часом додалося технологічної роботи, адже більшість засідань транслюється онлайн, є можливість взяти участь у засіданні дистанційно. Якщо раптом виникає технічний збій, у більшості випадків у зв’язку із вимкненням електропостачання, на допомогу завжди прийдуть колеги з управління інформаційних технологій. Кілька хвилин технічної перерви – знову все працює бездоганно. Працівниками Служби судової охорони щоденно забезпечується безпека та порядок в приміщенні. У Комісії діє пропускний режим, тому секретар, перевіряючи явку осіб, що прибули в засідання, завжди знає, що нікого стороннього в залах засідань бути не може.

Напевно, до вас надходить чимало запитів щодо засідань і рішень. Які з них запам’яталися як найбільш складні або неочікувані?

Запитів, звернень надходить багато, особливо в період допуску Комісією кандидатів до добору на посаду судді чи для участі в конкурсі на зайняття вакантних посад суддів. В одній процедурі добору / конкурсу може бути до 10 000 учасників. Кожен кандидат хоче знати та розуміти дати та результати розгляду питань стосовно нього, тому надходять численні звернення.

Багато запитань на кшталт «Чому ухвалено саме таке рішення?», прохань надати копію рішення, хоча його виготовлення ще триває, вимог надати копію технічної фіксації засідання, що відбувалося у закритому режимі, чи документів, що містять персональні дані осіб. Із найбільш неочікуваних – звернення щодо виправлення описки у рішенні Комісії десятирічної давнини. Та найбільш складними є запити, зокрема адвокатські, щодо архівних результатів діяльності Комісії, а саме щодо проведених засідань у різних процедурах та змісту ухвалених рішень тощо. Зазвичай при виконанні цих запитів виникає потреба в пошуку інформації серед значної кількості даних впродовж тривалого періоду діяльності Комісії.

І трохи про «людське»: що у вашій роботі найбільше драйвить, а що, навпаки, є такою собі щоденною рутиною, без якої, втім, нікуди?

Стосовно «драйвить» – мабуть, насамперед це відчуття причетності до важливого процесу і результату. Ми бачимо одними із перших, як ухвалюються Комісією рішення, ще до того як про це дізнаються інші. По друге, це «відчуття ефіру» – коли розпочинається засідання, права на помилку вже немає. Саме вміння швидко вирішити проблему (технічний збій, зміна послідовності питань) дає потужне відчуття активності, навіть драйву. Також фіксування того моменту, коли жваві професійні дискусії перетворюються на чітке юридичне рішення.

Щоденною рутиною, без якої точно нікуди, є частина роботи з узгодження переліків питань та графіків засідань, щоб усі члени Комісії змогли провести саме заплановану кількість засідань у визначений час, формування інформаційних, довідкових матеріалів для засідання, розсилка переліків питань та повідомлень, ведення реєстрів та таблиць, нескінченне вичитування рішень для оприлюднення, перевірка дотримання порядку реєстрації рішень Комісії тощо. Зазвичай це монотонна, але критично важлива частина роботи управління. Тому ця одноманітна діяльність часто сприймається як драйв, коли усвідомлюєш скільки всього протягом дня вдалося опрацювати, перевірити, сформувати, підписати, організувати, виправити, зареєструвати та оприлюднити.